Comunicação Interna

O que é comunicação interna? Aprenda as 10 estratégias para fazer a da sua empresa!

A comunicação interna é fundamental para melhorar o relacionamento entre os colaboradores e alinhar todos os setores da empresa.

Quando falamos em ações de comunicação e marketing, o primeiro público-alvo que vem à mente da maioria dos empreendedores é o externo, composto predominantemente por clientes. Certo?

Por outro lado, nem sempre o público interno é lembrado, o que é um grande problema para as empresas. Afinal, são os colaboradores que fazem a máquina funcionar.

Sem ter uma boa comunicação com eles, suas estratégias dificilmente alcançarão os resultados esperados. Ou você acredita que um funcionário desinformado e desmotivado será produtivo?

Tais problemas podem ser resolvidos ou minimizados com a comunicação interna.

Essa ferramenta é importantíssima para as empresas que sabem que precisam de profissionais engajados para atingir seus objetivos.

Se você se interessou por isso, então acompanhe este artigo até o final! Você verá o que é comunicação interna, seus benefícios e mais 10 estratégias para você aplicar em seu negócio. Fique conosco!

O conceito de comunicação interna

A comunicação interna é uma área da comunicação integrada que foca suas ações nos colaboradores de uma empresa.

Trata-se da transmissão e do compartilhamento de informações relevantes e estratégicas em um ambiente corporativo.

Essa troca pode ser feita tanto de forma vertical (entre superiores e subordinados e vice-versa) ou de forma horizontal (entre os funcionários de um mesmo nível hierárquico).

Mas do que se tratam essas informações?

Bom, isso pode variar de uma mensagem mais ampla, como a propagação dos valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos organizacionais, até algo mais segmentado e restrito a um grupo de funcionários, como feedbacks e metas por departamento.

O principal objetivo da comunicação interna é manter os colaboradores alinhados e engajados com os objetivos, causas e discursos da organização. Dessa maneira, são estabelecidas e estimuladas condutas que vão de encontro ao que a empresa prega.

Para que isso aconteça, o relacionamento com os profissionais da casa deverá ser transparente, constante, empático e simples.

A importância da comunicação interna para uma empresa

Para entender melhor a relevância dessa área, vamos elencar as vantagens de ter uma comunicação interna eficaz na empresa. Confira:

Melhora o clima organizacional

Se você já foi funcionário, deve ter ideia de como é chato um ambiente de trabalho em que pessoas pouco interagem entre si, não é mesmo?

Por meio da comunicação interna, os profissionais são estimulados a desenvolver relacionamentos interpessoais e o espírito de cooperação.

As distâncias entre os departamentos são reduzidas e, com isso, as pessoas podem interagir mais e trabalhar em sintonia.

Com um maior envolvimento entre os funcionários, o entrosamento aumenta e o time sai mais fortalecido, contribuindo, assim, para um clima mais leve, respeitoso e produtivo.

Aumenta a produtividade interna

A partir do momento em que os colaboradores se sentirem engajados com os objetivos da empresa, é natural que eles se esforcem mais para contribuir com a organização.

Cada funcionário passa a entender melhor seu papel dentro da empresa, sua importância e o impacto que seu trabalho gera nos resultados globais da companhia.

Isso faz com que os profissionais saibam o quanto eles e suas respectivas equipes precisam produzir para que o negócio, como um todo, seja beneficiado.

Enfim, com mais motivação e foco, a tendência é de que a produtividade também seja maior.

Diminui a taxa de rotatividade

Essas noções de produtividade e de relevância para a organização também contribuem para um tempo maior de permanência dos colaboradores.

Mas não é só isso. Funcionários mais motivados, reconhecidos e inseridos em um ambiente de trabalho agradável são mais felizes e quase não têm motivos para sair da empresa.

Uma mudança de ares será menos considerada quando a qualidade de vida no trabalho for recompensadora o suficiente.

É como em um relacionamento conjugal: se a relação for verdadeira, transparente e entrosada (valores que a comunicação interna propõe), as chances de separação diminuem.

Facilita a integração de novos funcionários

Um novo contratado que chega conhecendo a história da empresa, sabendo as funções que deverá cumprir e sendo bem recebido pelos atuais colaboradores tende a se integrar mais facilmente.

Como a comunicação interna prega a existência de um clima organizacional amigável e interativo, é essencial que os novos funcionários não fiquem isolados e se adaptem o mais rápido possível.

É importante que não existam barreiras. Assim, os novatos se sentirão mais à vontade para tirar dúvidas, dar sugestões e se aproximar das outras pessoas.

Minimiza os boatos e as fofocas

Se tem uma coisa que detona com qualquer ambiente de trabalho são os boatos, rumores e fofocas internas.

Isso é fruto de informações escondidas, desencontradas e mal distribuídas pelos líderes e seus funcionários.

Imagine, por exemplo, que o diretor de uma empresa tenha contado para um funcionário próximo que está negociando a mudança de escritório para uma outra cidade, mas sem revelar o destino.

Se esse funcionário contar para mais uma pessoa, essa informação incompleta vai se espalhar aos poucos pela organização, abrindo margem para especulações e preocupações desnecessárias sobre a nova sede da empresa.

Se for para levar a comunicação interna a sério, o jogo precisa ser aberto com os colaboradores, ok?

Reduz os efeitos de uma crise

Quando uma empresa passa por um momento difícil e resolve mostrar para o público interno sua real situação e as estratégias projetadas para melhorar, ela consegue reforçar a união entre os funcionários.

Mas é bom deixar claro que isso só será possível se todos os benefícios anteriores forem percebidos pelos colaboradores.

Não espere comprometimento de um profissional desalinhado com os objetivos da empresa, insatisfeito com o ambiente de trabalho ou desprestigiado.

Um exemplo de ação de comunicação interna que contribui com a redução de uma crise é a abertura para a participação dos colaboradores nas decisões estratégicas da companhia.

Se houver um canal em que eles possam deixar suas propostas de melhorias e receber um feedback por isso, as chances de as soluções aparecerem serão maiores.

10 melhores práticas de comunicação interna

Colocar esse conceito em prática não é algo tão complexo como parece. Existem estratégias simples que podem melhorar bastante a troca de informações dentro da empresa.

Quer conhecer essas ações? Então, confira as 10 que listamos:

1. Conheça bem sua empresa e seus colaboradores

Vamos partir do princípio. Como a comunicação interna busca um alinhamento entre os funcionários e as estratégias da organização, é preciso estudar ambos muito bem.

Comece com sua empresa e seus respectivos valores, objetivos, história, cultura e dados de mercado. Essas informações serão básicas para saber o que será compartilhado com o público interno.

Por sua vez, os colaboradores devem ser compreendidos com base em suas experiências profissionais, valores pessoais, personalidades, níveis de formação e outras características que ajudarão a definir as formas como as informações serão repassadas.

2. Elabore um planejamento para essa área

Assim como qualquer outro projeto, a comunicação interna demanda um planejamento para colocar em ordem tudo que será feito posteriormente.

Uma estratégia organizada e consistente depende de um planejamento que antecipe as ações a serem executadas e os objetivos a serem alcançados.

No caso da comunicação interna, os objetivos variam de empresa para empresa, mas alguns mais conhecidos são:

  • aumentar o alinhamento dos colaboradores com os discursos da organização;
  • alavancar o nível de satisfação dos funcionários;
  • diminuir o turnover da empresa;
  • melhorar a participação de profissionais nas reuniões estratégicas ou nas ações sociais da companhia;
  • e impulsionar o índice de metas alcançadas por funcionário ou equipe.

3. Incentive a comunicação clara e acessível

Simplicidade nos diálogos é requisito básico na comunicação interna. Não importa se uma mensagem vem de cima para baixo ou entre diferentes departamentos, ela precisa ser compreendida por todos os destinatários.

E, para isso acontecer, é importante que cada um conheça bem o perfil de quem receberá a informação.

O responsável pelo setor financeiro precisa evitar ao máximo uma linguagem técnica quando for se comunicar com alguém do marketing, por exemplo.

Quando um chefe faz um pedido para um novo funcionário ou um estagiário, ele não pode deixar sua posição hierárquica ou a diferença de instrução prevalecerem na mensagem.

Nesses dois exemplos, é fundamental imprimir uma abordagem mais explicativa para evitar ruídos e erros nas tarefas demandadas.

4. Seja transparente com os funcionários

Já falamos sobre isso no texto, mas não é demais reafirmar a importância da transparência no relacionamento com os colaboradores.

Manter os funcionários por dentro das novidades boas e ruins da empresa é uma das maneiras de ter a confiança e o comprometimento do público interno.

Portanto, faça com que eles sejam os primeiros a conhecer as mudanças que impactarão sua rotina de trabalho. Afinal, é melhor que eles saibam por fontes internas do que externas.

Para isso, você pode enviar comunicados especiais por emails, vídeos, redes sociais internas e em reuniões presenciais.

5. Desburocratize o contato entre os departamentos

Qualquer tipo de barreira de contato entre as diferentes áreas de uma empresa só reforça a criação de grupos isolados e a retenção de informações importantes.

Não tem muito cabimento o preenchimento de formulários ou o agendamento de horários para que os funcionários consigam se comunicar com seus superiores ou com colegas de outros setores.

Os processos precisam ser mais simples e rápidos. E isso pode ser feito, por exemplo, com a eliminação de barreiras físicas, com a inclusão de uma área de lazer conjunta ou com a utilização de um software de comunicação interna.

O importante é abrir espaços para as conversas e fazer as informações fluírem de modo mais solto.

6. Ouça o que o público interno tem a falar

O funcionário que é ouvido tende a se sentir mais valorizado pela empresa. Esse é um dos fatores que fortalecem a sensação de pertencimento à organização.

Os colaboradores gostam de ver suas opiniões sendo recebidas, consideradas e reconhecidas por seus líderes.

Eles sabem que, por vivenciarem mais a parte tática e operacional da empresa, têm condições de apontar falhas e sugerir melhorias para muitos dos processos internos.

Então, não deixe de abrir canais, como pesquisas internas de opinião, para receber as ideias e críticas dos funcionários. Seja receptivo e mostre que você está disposto a ouvi-los.

7. Utilize diferentes canais de comunicação

Deixamos para exemplificar os demais canais neste tópico pela variedade e pelas diferentes formas de abordagem de cada um.

Os meios mais usuais são: email, vídeos, murais, convenções, reuniões, intranets e TVs corporativas.

Você não precisa utilizar todos, mas é bom variar entre os meios tradicionais, os eventos presenciais e os canais digitais.

Assim, você atenderá as preferências de todos os funcionários e terá mais opções para adaptar os conteúdos das mensagens.

Por exemplo, o mesmo balanço financeiro de um mês pode ser enviado por email (texto), áudio, slides ou vídeo. Desse modo, se um funcionário estiver ocupado e não puder ler o conteúdo, poderá ouvi-lo

8. Crie ações e eventos de relacionamento

Para estimular um convívio melhor entre os funcionários e agilizar a integração com os novos contratados, a promoção de eventos internos é sempre uma boa ideia.

Isso pode ser feito com festas temáticas, almoços em conjunto, happy hours, viagens para a equipe (caso ela seja pequena, obviamente) e com comemorações por metas batidas.

Enfim, essas reuniões sociais são ótimas para aproximar os colaboradores e aprimorar suas relações interpessoais.

9. Reconheça os esforços dos colaboradores

Se as informações, opiniões, críticas e sugestões são trocadas frequentemente na comunicação interna, por que as ações de reconhecimento também não podem?

Aliás, é altamente recomendável reconhecer publicamente e recompensar os esforços e os bons resultados de um funcionário ou uma equipe.

Divulgue os melhores e aqueles com um comportamento exemplar para a organização.

Faça isso em eventos internos, em posts nos grupos do Facebook da empresa ou por qualquer meio que chame a atenção dos outros colaboradores.

A intenção é fazer os profissionais da casa se sentirem mais valorizados e dispostos a darem o melhor de si para a empresa.

10. Acompanhe e otimize os indicadores do setor

Para garantir que as ações de comunicação interna atinjam os resultados esperados e possam ter o seu valor provado, você precisará de métricas. Com elas, é possível fazer uma mensuração correta.

Por exemplo, se o objetivo for reduzir a saída de funcionários em 6 meses, deve-se medir a taxa de turnover nesse período.

As métricas e indicadores de desempenho são sempre muito ligados com os objetivos estratégicos da comunicação interna.

Seus dados devem ser levantados por ferramentas de gestão e análise (como no caso dos turnovers) ou por meio de pesquisas internas (caso o objetivo esteja ligado com a satisfação ou com o alinhamento de funcionários).

As informações coletadas servirão de base para continuar com o que deu certo e reavaliar as ações que não cumpriram com as expectativas.

A comunicação interna é, definitivamente, uma ferramenta indispensável para o sucesso de uma empresa.

Seu conceito prega um relacionamento mais aberto, integrador e estreito com um dos ativos mais valiosos de qualquer negócio: os funcionários.

E isso é fundamental para promover um melhor serviço para os clientes, uma equipe mais engajada, uma cultura organizacional forte e uma empresa mais competitiva.

Bom, um conceito que está muito próximo de comunicação interna e que acaba confundindo muita gente é o de endomarketing.

Ambos são parecidos, mas não são a mesma coisa! Então, saiba o que é endomarketing e como esse método também pode contribuir com a motivação e a produtividade dos seus colaboradores.