GTD: O que o método Getting Things Done tem para te ensinar?

Sem dúvida você já percebeu que, no mundo atual, estamos sempre correndo para tentar cumprir mais e mais afazeres. Na sua vida também é assim? São tantos projetos e compromissos que ficamos desejando que o dia seja mais longo, não é mesmo?

Até mesmo quando encontramos amigos, é comum todos comentarem que estão correndo bastante, sem tempo para nada. Porém, mesmo aquelas pessoas que têm mais tempo livre muitas vezes estão insatisfeitas com a sua produtividade. Afinal, quando sobra tempo, também sobra procrastinação.

Então, como lidar com a gestão do nosso tempo e das nossas atividades? Será que existe uma maneira de dar conta de tudo? É para isso que serve o método GTD. Ele foi criado para ajudar as pessoas a se organizarem melhor em todas as áreas da vida e, consequentemente, se sentirem mais satisfeitas e felizes.

Quer entender melhor o que é o método GTD e o que podemos aprender com ele? Então, vamos lá!

O que é o método GTD?

GTD é uma sigla para Getting Things Done e consiste em uma metodologia amplamente testada que permite que as pessoas retomem o controle de seu dia a dia, organizando seus afazeres e vivendo uma vida mais consciente.

Em outras palavras, o GTD é uma ferramenta de produtividade pessoal. O método, criado por David Allen, foi apresentado pela primeira vez em 2001, no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Em português, a obra se chama “A Arte de Fazer Acontecer – Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.

A filosofia do GTD

Ao contrário do que se pode imaginar em um primeiro momento, o GTD se propõe a ser muito mais do que um organizador de tarefas. O método oferece um sistema que ajuda a trazer clareza mental, espaço para pensar e consciência para tomar decisões. Tudo isso por meio do armazenamento correto de todos os processos, fazendo com que o usuário tenha acesso às informações necessárias no momento em que precisar.

Mais do que gerenciar projetos, o GTD provoca as pessoas a darem atenção a uma série de questões e áreas fundamentais da vida humana, trazendo equilíbrio psicológico e bem-estar. Um dos objetivos é permitir que o inconsciente fique livre para criar novas ideias e oportunidades.

Como o GTD funciona?

O GTD está longe de ser um método milagroso que organiza a vida de qualquer pessoa da noite para o dia. E, na verdade, esse é uma de suas principais qualidades. O usuário precisa se envolver no aprendizado dos princípios e das bases da metodologia. Com isso, a adaptação é gradual e tende a ser muito mais sólida e permanente.

Na prática, o GTD começa com a construção do mindset, isto é, de um modelo mental propício para que o método seja aplicado com sucesso. Nesse primeiro momento, somos convidados a conhecer e nos habituar a quatro princípios (falaremos sobre eles a seguir).

Depois disso já é possível partir para os 5 passos do GTD, que representam a implementação do método em si. São eles: Coletar ou Capturar; Processar ou Esclarecer; Organizar; Refletir ou Revisar; Fazer ou Engajar. Também abordaremos cada um desses passos em mais detalhes na sequência do artigo.

Mindset: quais são os 4 princípios do método?

1. O cérebro não foi feito para guardar informações

Essa é a primeira grande ideia defendida no GTD. Ao invés de usar nossa mente para manter informações, devemos guardar esses dados em outros lugares para liberar espaço. Assim, podemos usar o cérebro para ter novas ideias, tomar decisões e executar projetos.

2. Mente como a água

O segundo princípio do GTD veio das artes marciais. Uma mente que é como água está sempre se adaptando. Ao colocar água em um jarro, ela toma a forma do jarro; ao derramá-la em uma garrafa, ela adquire a forma da garrafa.

O ideal é que nossa mente desenvolva a mesma capacidade. Diariamente, passamos por desafios que nunca enfrentamos antes e, por isso, precisamos estar focados para conseguir nos adaptar a eles. Se trabalharmos ao mesmo tempo em que estamos preocupados com um problema familiar, por exemplo, será muito mais complexo agir como a água.

3. Acordos internos

A terceira ideia da metodologia GTD reúne os pontos anteriores. Ela defende que a melhor forma de nos mantermos engajados com as tarefas é retirá-las da cabeça. Quando fazemos isso, ganhamos perspectiva e podemos ter mais consciência sobre o que ainda deve ser feito e por que algo está sendo realizado.

4. Perspectiva ampla vs. Detalhes práticos

O quarto princípio prega o equilíbrio entre as nossas metas mais importantes (missão de vida, propósito, objetivos espirituais, etc.) e a execução prática no dia a dia. Quanto maior é a nossa organização nas tarefas cotidianas, maior é a nossa capacidade de enxergar a vida a partir de uma perspectiva ampla, trazendo um significado mais profundo à nossa existência.

Quais são as etapas do GTD na prática?

Passo 1: Coletar ou Capturar

O primeiro ao implementar a metodologia GTD é coletar tudo que exige nossa atenção, dividindo esses assuntos em alguns lugares-chave.

  • Caixa de entrada do email;
  • Caixa de entrada física (para papéis, recados, cartões de visitas, etc.);
  • Caixa de entrada digital (para arquivos digitais).

Em resumo, tudo o que demanda atenção deve coletado e processado. Essa é a base prática do GTD que permite liberar espaço na mente, trazendo mais clareza e foco no presente.

Passo 2: Processar ou Esclarecer

A próxima etapa no sistema é esclarecer o que deve ser feito com os itens capturados anteriormente. Nesse momento, devemos nos perguntar: “Este item demanda alguma ação?”.

Caso a resposta seja não, o item deve ser classificado como:

  • Lixo (jogado fora ou deletado);
  • Incube (inserido na lista de “Algum dia/Talvez”);
  • Referência/Arquivo (para ser consultado).

Caso a resposta seja sim, o item pode ser classificado em:

  • Projeto (tudo que requer mais de uma ação);
  • Faça agora (tudo que demora menos de dois minutos para ser concluído);
  • Delegue (tudo que pode ser feito por outras pessoas);
  • Calendário (tudo o que possui data ou horário específico para ser feito);
  • Lista de afazeres (itens que devem ser feitos, mas não têm uma data específica).

Passo 3: Organizar

Depois de designar um lugar para cada item, é hora de inserir anotações para deixar tudo mais claro. É possível organizar as atividades que devem ser feitas presencialmente, as que precisam de internet e assim por diante.

Também é interessante usar tags (etiquetas) que permitam encontrar referências com mais facilidade, além de determinar a quantidade de tempo que cada item exige para ser realizado.

Passo 4: Refletir ou Revisar

A quarta etapa do sistema GTD é revisar as diferentes listas ao menos uma vez por semana. Muitos adeptos da metodologia gostam de fazer as revisões nas sextas-feiras, deixando tudo preparado para a semana seguinte (e criando espaço mental para aproveitar o final de semana).

Antes de iniciar uma revisão, é importante processar os itens que ainda estão nas caixas de entrada. Em seguida, é válido checar a agenda de compromissos e a lista de “Algum dia/Talvez”, verificando se algum dos itens deve ser movido para outra lista.

Da mesma forma, é útil olhar a lista “Projetos” para planejar a semana que está por vir e a lista de “Delegue/Aguardando Resposta”. Por fim, basta priorizar a “Lista de afazeres” da maneira que parecer mais vantajosa.

Passo 5: Fazer ou Engajar

O quinto e último passo do método GTD é colocar as tarefas em prática. Aqui o praticante pode tanto realizar tarefas por conta própria como engajar pessoas para as quais os itens foram delegados.

E os níveis da metodologia?

Nível Ground

Tem o objetivo de colocar a vida em ordem. O ideal é começar a entender o método, ler o livro e iniciar a organização dentro dos cinco passos.

Nível 1: Projetos

Esse é o momento de organizar projetos que estejam em andamento ou que possam acontecer. Nesse nível, o usuário do método pode considerar tudo o que será feito nos prazos de uma semana a um ano, em média.

Nível 2: Áreas de foco

A partir desse ponto, começa a organizar a vida de acordo com as diferentes responsabilidades: financeiro, saúde, casa, família, trabalho, estudos, espiritualidade, etc. Pode ser bastante útil utilizar um mapa mental para visualizar tudo com mais clareza.

Nível 3: Objetivos de 0 a 2 anos

Depois de estar com a vida organizada, fica muito mais fácil estabelecer objetivos que possam trazer realização pessoal e profissional. Nesse nível, o praticante do GTD pode verificar tudo que deve ser feito em até 2 anos que auxilie na evolução em diferentes áreas de foco.

Nível 4: Visão de 3 a 5 anos

Semelhante ao nível anterior, porém aqui o foco está em um prazo mais longo. Esses objetivos podem ser revisados pelo menos uma vez por ano.

Nível 5: Propósito/Vida

Esse nível traz uma perspectiva mais ampla e profunda sobre a vida. Aqui, deve-se responder a perguntas como: “Por que eu existo?” e “Quais projetos e áreas de foco refletem meus valores?”. O nível 5 está relacionado ao propósito ou missão pessoal — esse propósito será a base para a tomada de decisões.

Depois de implementar as cinco etapas de organização e os cinco níveis, o praticante do método GTD passa a ter mais realização pessoal e profissional, já que todas as suas atividades ficam alinhadas com seus valores, missão e visão.

Para que isso seja possível na prática, é sempre útil revisar os ensinamentos sobre mindset (que são a base do método). Assim, é possível chegar cada vez mais próximo de ter uma mente como a água, isto é, capaz de se adaptar a qualquer circunstância da vida.

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